生成AIで議事録作成を効率化する方法｜中小企業向けの手順と注意点

議事録づくりは、会議のたびに発生し、担当者の負担になりやすい業務です。文章の要約・整理が中心なので、生成AIと相性のよい業務の一つです。この記事では、中小企業が無理なく始められる手順を紹介します。

生成AIで議事録作成が向いている理由

議事録は「発言を整理し、決定事項とやるべきことを抜き出す」作業です。これは要約・分類が得意な生成AIの使いどころです。ただし、AIの出力には誤りが含まれることがあるため、最終確認は人が行う前提で使います。

基本の手順

1. 記録を用意する：メモ、録音の文字起こし、チャットのログなどを用意します。文字起こしの方法は、利用中の会議ツールの機能や別のサービスなど、環境に合わせて選びます。
2. 不要な情報を取り除く：個人名や取引先名など、AIに入力する必要のない情報は伏せるか削除します。
3. AIに指示を出す：下記のようなプロンプトで、出力の形を指定します。
4. 人が確認・修正する：数字、日付、担当者名、決定事項は必ず元の記録と照らし合わせます。
5. 共有する：社内の共有場所に保存し、参加者に周知します。

プロンプトの例

以下は会議のメモです。次の形式で議事録にまとめてください。
・会議の目的（1文）
・決定事項（箇条書き）
・未決事項（箇条書き）
・ToDo（担当者・期限。不明な場合は「未定」と記載）
メモに書かれていないことは補わないでください。

【メモ】
（ここにメモを貼り付ける）

「書かれていないことは補わない」と指定すると、事実と異なる内容が混ざるリスクを下げやすくなります。プロンプトの書き方の基本はプロンプトの基本の記事も参考にしてください。

注意したいポイント

• 機密情報の扱い：顧客の個人情報や社外秘の内容を入力してよいか、事前に社内ルールを決めましょう。利用するサービスのデータの取り扱い設定も確認が必要です。
• 録音の同意：会議を録音・文字起こしする場合は、参加者に事前に伝えておくのが望ましいです。
• 誤りの確認：固有名詞や数字は聞き間違い・変換ミスが起こり得ます。
• フォーマットの固定：テンプレートを決めておくと、誰が作っても同じ形になります。

小さく試すコツ

まずは社内の定例会議など、機密性が低い会議1つで2〜4週間試し、議事録作成にかかる時間が前後でどう変わったかを自分たちで記録しましょう。進め方の全体像は中小企業がAI導入で最初にやるべき5つのステップで解説しています。

まとめ

議事録は、AIで効率化しやすく、効果も実感しやすい業務です。「入力する情報に気をつける」「出力は人が確認する」の2点を守って、小さく始めてみてください。

よくある質問

Q. 議事録作成にAIを使うと、どの程度時間が減りますか？

会議の長さや記録の状態によって異なるため一概には言えません。導入前後の作業時間を自分たちで記録して比べるのがおすすめです。

Q. 会議の内容をAIに入力しても問題ありませんか？

内容と利用するサービスの設定によります。個人情報や社外秘を含む場合は、入力の可否や利用ツールを社内ルールで決めてから使いましょう。判断に迷う場合は専門家への相談も一つの方法です。

Q. AIが作った議事録をそのまま共有してもよいですか？

おすすめしません。聞き間違いや要約の誤りが含まれる可能性があるため、決定事項・数字・担当者などは人が確認してから共有してください。

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